Elektronische Signaturen im Geschäftsverkehr – Was bringen DocuSign, Adobe Acrobat Sign & Co.?
24. April 2023
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spart Zeit, Kosten, Papier und Platz. Kein Wunder also, dass nahezu alle Unternehmen auf die neuen Möglichkeiten setzen. Mithilfe von elektronischen Signaturen können digitale Verträge rechtsverbindlich geschlossen werden. Was Unternehmen bei DocuSIgn, Adobe Acrobat Sign & Co. beachten müssen und welche Anwendungspotenziale bestehen, steht in diesem Blogbeitrag.
Lesedauer ca. 4 Minuten (810 Wörter)
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren zu einem Wandel im Geschäftsverkehr geführt. Digitale Verträge sind aus dem modernen Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Das Zauberwort heißt hier: “elektronische Signatur”. Eine elektronische Signatur ermöglicht es, PDF-Dokumente digital zu unterzeichnen und somit rechtlich verbindlich zu machen. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern auch Papier und Platz. Besonders Unternehmen, die effizienter arbeiten wollen, digitalisieren ihre Geschäftsprozesse oder die HR-Abteilung und setzen ganz auf die digitalen Dokumente.
Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff der elektronischen Signatur und wo liegt eigentlich der Unterschied zur “elektronische Form”? Was müssen Unternehmen beachten, wenn Sie ihre Geschäftsprozesse rechtssicher digitalisieren wollen? – In diesem Blogbeitrag befasse ich mich mit dem Thema “elektronische Signaturen im Geschäftsverkehr”. Mein Ziel ist es, Ihnen eine belastbare Übersicht zu den rechtlichen Regelungen zu geben und Sie so bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse zu unterstützen.
Fälle digitaler Verträge
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass in Deutschland grundsätzlich Formfreiheit besteht. Verträge können also in verschiedenen Formen geschlossen werden, um rechtsverbindlich zu sein. Sie können entweder ganz ohne Dokumente (wie z. B. beim Bäcker), mit Unterschrift oder beim Notar vereinbart werden. Nur ganz bestimmte Verträge und rechtliche Erklärungen müssen ausnahmsweise auf Papier mit Unterschrift und Tinte oder beim Notar unterzeichnet werden. Das betrifft Quittungen, Kündigungen von Arbeitsverträgen, Landpachtverträge, die Gründung einer GmbH, der Verkauf eines Grundstücks etc. Welche Verträge und rechtliche Erklärungen der Schriftform oder notariellen Beurkundung unterliegen, ist jeweils einzeln im Gesetz geregelt.
Die Schriftform kann jedoch ersetzt werden durch die elektronische Form gemäß § 126a BGB, wovon die elektronische Signatur das prägende Element ist. Konkret soll die elektronische Form bei der “die Minimierung des auftretenden Risikos einer Fälschung oder Veränderung von Daten im Geschäftsverkehr” behilflich sein, wie es in der Kommentarliteratur zu finden ist. Für Unternehmen bedeutet das, dass die elektronische Form in den folgenden Vertragsfällen eingesetzt werden kann:
- bei formfreien Verträgen und Erklärungen wie z. B. Softwareerstellungs-, Vertriebs-, Verkaufs- oder Dienstleistungsverträgen mit Freelancern
- bei den meisten der Schriftform unterliegenden Verträge und Erklärungen (Ausnahmen sind z. B.: Kündigung des Arbeitsvertrages, Ausstellung des Arbeitszeugnisses)
- bei ausdrücklicher Parteivereinbarung (wenn nicht die strengere notarielle Beurkundung vorgeschrieben ist)
Auch wenn diese Aufzählung nicht abschließend ist, zeigt sie jedoch, dass digitale Verträge in elektronischer Form in den weit überwiegenden Fällen zulässig sind. Hiervon zu unterscheiden sind jedoch digitale Verträge ohne elektronische Signatur, die in der Handhabung unter Umständen mit Vorsicht zu behandeln sind.
Was ist eine elektronische Signatur?
Welche rechtlichen Anforderungen bestehen nun, damit Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren können? Die Anforderungen, die das Gesetz an ein rechtssicheres PDF-Dokument stellt, sind überschaubar. Diese sind:
- elektronisches Dokument (Text-, Ton-, Bild oder audiovisuelle Datei)
- erkennbarer Aussteller und
- qualifizierte elektronische Signatur
Die “qualifizierte elektronische Signatur” wird in Art. 3 Nr. 12 der eIDAS-Verordnung der EU von 2014 wie folgt – etwas sperrig – definiert:
“[…] ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen besteht.“
Die (qualifizierten) elektronischen Signaturen können nur von bestimmten Anbietern hergestellt werden, die zuvor von der Bundesnetzagentur zugelassen worden sind. Adobe und DocuSign beispielsweise sind autorisierte Anbieter. Übrigens, der Markt der sog. Vertrauensanbieter ist nicht limitiert. Im Grunde genommen kann also jeder seine eigenen elektronischen Signaturen anbieten – egal ob natürliche oder juristische Person.
Wo Potenziale für Unternehmen liegen
Wo lassen sich die Potenziale der digitalen Verträge nutzen und im Unternehmen anwenden? Einen erwarteten Anwendungsfall bildet zuerst das Vertragswesen. Elektronischen Verträgen, die also mit einer (qualifizierten) elektronischen Signatur versehen sind, kommt vor Gericht mindestens der gleiche – meistens ein höherer – Beweiswert zu, als Verträgen in Textform wie E-Mail, SMS, WhatsApp- oder LinkedIn-Nachricht.
Einen weiteren Anwendungsfall bildet das Bank- bzw. Finanzwesen. Elektronische Signaturen erlauben es dem Chief Financial Officer, dem Mitarbeiter der Bank z. B. per Mail verbindliche und umfangreiche Zahlungsaufträge zukommen zu lassen. Ansonsten ginge dies nur per Online-Banking oder in der Filiale vor Ort.
Dass Kündigungen und Arbeitszeugnisse darüber hinaus nach wie vor schriftlich gemäß § 126 BGB, also aus Papier mit Unterschrift und Tinte bestehen müssen, ist bereits festgestellt worden. Doch können Arbeitsverträge voll digitalisiert werden? Die Antwort hierauf lautet: Ja. Und zwar gilt dies auch nach der Änderung des Nachweisgesetzes zum 1. August 2022. Denn nach dem Nachweisgesetz müssen dem Arbeitnehmer nur bestimmte Angaben über das Arbeitsverhältnis, und keinesfalls der gesamte Vertrag, in Schriftform vorgelegt werden. Der Arbeitgeber kann also die erforderlichen Angaben auf einer Seite zusammenfassen, ausdrucken, unterschreiben und dem Arbeitnehmer aushändigen. Sein Exemplar des Arbeitsvertrages kann er digitalisieren, ohne rechtliche Nachteile befürchten zu müssen.
Fazit
Elektronische Signaturen sollen in erster Linie für die Sicherheit in der Digitalisierung sorgen. Im Geschäftsverkehr geht es konkret um die Echtheit und Unverfälschbarkeit von rechtserheblichen Dokumenten. Wer in Deutschland digitale Verträge in elektronischer Form schließen möchte, kann ruhigen Gewissens auf DocuSign, Adobe Acrobat Sign & Co. zurückgreifen. Doch auch innerhalb der Europäischen Union sind die mit elektronischen Signaturen versehenen Verträge allgemein anerkannt.
Sie kommen aus Kiel oder Schleswig-Holstein und wollen Ihr Unternehmen digitalisieren? Oder Sie kommen aus dem übrigen Bundesgebiet und haben Fragen zu digitalen Verträgen und elektronischen Signaturen? Dann nehmen Sie gerne unter info@anwalt-daum.de Kontakt zu mir auf.
Dr. Oliver Daum
Rechtsanwalt
Fachanwalt für IT-Recht
Zertifizierter Datenschutzbeauftragter (IHK KIel)
Auch interessant:
Wie Sie negative Google-Bewertungen löschen lassen können
- 24.04.2023
- 10:00